Français
EnglishVZW Camerata Orkest
Ondernemingsnummer: 0424.234.052
HUISHOUDELIJK REGLEMENT (HHR)
Goedgekeurd door de algemene vergadering van 28 maart 2021
Overeenkomstig artikel 37 van zijn statuten heeft het Camerata Orkest een huishoudelijk reglement (HHR) aangenomen dat opgesteld is door het bestuursorgaan en tot doel heeft de statuten toe te lichten en aan te vullen en bepaalde aspecten ervan te verduidelijken, dit ten behoeve van de leden. Het is ook bedoeld om de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging te regelen.
Het reglement wordt aan de leden overhandigd bij hun inschrijving, opnieuw aan alle leden meegedeeld met de notulen van de algemene vergadering en is altijd op aanvraag verkrijgbaar bij het bestuursorgaan. Het is voor de leden even bindend als de statuten van de vereniging. Elk lid wordt geacht het reglement te kennen.
In geval van tegenstrijdigheid tussen het HR en de statuten van de vereniging zonder winstoogmerk, hebben deze laatste voorrang.
Titel 1. De vereniging
Artikel 1 – Identiteit van de vereniging
De bovengenoemde maatschappelijke zetel is een louter administratieve locatie die specifiek bedoeld is voor de ontvangst van officiële correspondentie van de overheden verantwoordelijk voor het beheer van vzw’s. Wat de gewone post betreft, geeft het bestuursorgaan de voorkeur aan elektronische correspondentie; daartoe wordt in alle correspondentie het e-mailadres van de vereniging, comitelinkebeek01@gmail.com, vermeld.
Artikel 2 – Doelstellingen, activiteiten, visie, waarden
Overeenkomstig artikel 3 van de statuten heeft de vereniging tot doel het uitwerken, de ontwikkeling en de verspreiding in de breedste zin van culturele muzikale activiteiten in België en in het buitenland.
Daartoe kan zij particuliere en openbare activiteiten uitoefenen, zoals het beoefenen en bestuderen van muziek in al haar vormen, het organiseren van evenementen of elke andere activiteit die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met de verwezenlijking van haar maatschappelijk doel.
Deze doelstellingen en activiteiten maken deel uit van een visie op het individu en de samenleving die de nadruk legt op de wens om de passie voor muziek bij alle leden, bij zoveel mogelijk mensen te promoten en te verspreiden.
De vereniging streeft de waarden na van het overbrengen van muziekcultuur, delen, solidariteit en vriendschap.
Titel 2. Leden
Artikel 3 – Kwalificaties, rechten en plichten
De vereniging bestaat uit gewone leden en geassocieerde leden.
Het aantal volwaardige leden is niet beperkt, maar mag niet minder dan 5 bedragen.
Het aantal geassocieerde leden is onbeperkt.
Overeenkomstig artikel 5 van de statuten zijn volwaardige leden natuurlijke personen die zijn ingeschreven in het ledenregister en hun lidmaatschapsbijdrage hebben betaald.
Elk volwaardig lid dat zijn lidmaatschapsbijdrage niet heeft betaald, verliest zijn status en rechten en wordt daarmee geassocieerd lid aan het einde van de geldigheidsperiode van de laatste betaling.
Als dit lid opnieuw volwaardig lid wil worden, moet het opnieuw een aanvraag indienen bij de OA overeenkomstig de procedures die zijn vastgelegd in artikel 4 van dit reglement.
Minderjarigen jonger dan 15 jaar zijn vrijgesteld van het betalen van lidmaatschapsgeld en zijn van nature de enige geassocieerde leden van de vereniging. De ouder of wettelijke voogd van een minderjarig lid jonger dan 15 jaar kan echter, indien hij/zij dat wenst, het jaarlijkse lidmaatschapsgeld betalen.
Ongeacht de leeftijd van de minderjarige wordt de ouder of wettelijke voogd die de jaarlijkse bijdrage betaalt, daarmee een effectief plaatsvervangend lid en kan hij/zij optreden namens en in het exclusieve belang van de minderjarige die hij/zij vertegenwoordigt.
Elk lid dat de wettelijke meerderjarige leeftijd heeft bereikt, kan, zodra hij/zij heeft besloten de bijdrage te betalen, volwaardig lid worden.
De rechten en plichten van de leden, zoals beschreven in de statuten, zijn als volgt:
– Volwaardige leden en vertegenwoordigers worden uitgenodigd voor algemene vergaderingen en hebben stemrecht. Zij nemen deel aan beslissingen die betrekking hebben op de werking van de vereniging.
Zij genieten ook alle diensten en voordelen die de vereniging kan bieden.
Zij hebben binnen de in dit reglement vastgestelde termijnen een jaarlijkse bijdrage betaald die alle leden van 15 jaar en ouder, evenals degenen die de wettelijke meerderjarigheid hebben bereikt, verschuldigd zijn.
– Geassocieerde leden hebben het recht om algemene vergaderingen bij te wonen, maar hebben wel geen stemrecht. Zij kunnen niet deelnemen aan beslissingen over het reilen en zeilen van de vereniging.
Zij profiteren niet van alle diensten en voordelen die de vereniging kan bieden, met uitzondering van minderjarigen van wie de wettelijke voogd een effectieve vertegenwoordiger is.
Net als gewone leden zijn geassocieerde leden onderworpen aan de statuten van de vereniging en dit huishoudelijk reglement.
Artikel 4 – Toelating van leden
Overeenkomstig artikel 6 van de statuten moeten kandidaten die als gewoon of geassocieerd lid willen worden toegelaten, een aanvraag indienen bij het bestuursorgaan. Zij moeten verklaren dat zij de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging hebben gelezen en zich ertoe verbinden deze volledig na te leven indien zij worden aanvaard.
Minderjarige leden moeten toestemming van hun wettelijke voogd voorleggen als ten minste één van hun ouders of wettelijke voogden geen lid is van de vereniging.
De betaling van de bijdrage door de ouder of wettelijke voogd geldt echter als stilzwijgende toestemming.
Het bestuursorgaan heeft de exclusieve bevoegdheid om te beslissen over lidmaatschapsaanvragen en deelt zijn beslissing schriftelijk mee aan de aanvrager.
Het verbindt zich er echter toe om de muzikaal(kale) directeur(s) te raadplegen en met hun mening rekening te houden alvorens een beslissing te nemen.
Artikel 5 – Persoonsgegevens
Nadat hun aanvraag is aanvaard, moeten nieuwe leden voldoen aan de registratievereisten door, indien mogelijk, een e-mailadres, postadres en telefoonnummer mee te delen. Zij verbinden zich ertoe de vereniging zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van elke wijziging in de persoonsgegevens die bij de registratie zijn verstrekt.
De vereniging besteedt veel aandacht aan privacy en integreert dit concept in al haar beheerprocessen. In het bijzonder zorgt zij er bij het verzamelen van persoonsgegevens van haar leden voor dat deze gegevens in overeenstemming zijn met de verstrekte informatie, waar nodig worden bijgewerkt, relevant zijn en niet buitensporig zijn in verhouding tot het doel waarvoor zij worden verzameld.
Persoonsgegevens (naam, voornaam, geboortedatum, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer, statistieken over deelname aan activiteiten, lidmaatschap, enz.) worden opgeslagen in haar bestanden en gebruikt om informatie te verstrekken aan haar leden, enquêtes uit te voeren of haar leden uit te nodigen om deel te nemen aan activiteiten. Ze worden ook gebruikt om de betaling van de lidmaatschapsbijdragen te beheren.
Deze informatie wordt opgenomen in een register dat in elektronische vorm wordt bijgehouden. Op verzoek aan het bestuursorgaan kunnen leden de informatie over hen raadplegen door deze elektronisch op te vragen.
De opslag en verwerking van deze gegevens is onderworpen aan de volgende voorwaarden:
– de gegevens worden nooit verwerkt voor commerciële doeleinden,
– ze worden alleen aan derden doorgegeven met toestemming van het lid,
– alle leden hebben het recht om hun persoonsgegevens te raadplegen om de juistheid ervan te controleren en eventuele fouten te laten corrigeren,
– de vereniging neemt als verantwoordelijke voor de verwerking de nodige veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke vernietiging, wijziging, toegang, mogelijk kwaadwillige of andere ongeoorloofde verwerking.
Artikel 6 – Beeldrechten
Voor promotionele doeleinden kan de vereniging sommige van haar activiteiten filmen of fotograferen; overeenkomstig de privacywetgeving en artikel XI.174 van het Wetboek van Economisch Recht moet de verspreiding van dit materiaal echter worden goedgekeurd door de betrokken leden.
Als een meerderjarig lid van de vereniging niet op promotiefoto’s of -video’s van de vereniging wil verschijnen, moet hij/zij dit bij de inschrijving per e-mail aan het bestuursorgaan melden en dit verzoek aan het begin van elk muzikaal seizoen volgens dezelfde procedure herhalen.
Voor minderjarigen is de toestemming van de ouders of wettelijke voogden verplicht en zodra de afgebeelde persoon de leeftijd van verstand heeft bereikt, moet hij/zij deze toestemming samen met zijn/haar wettelijke voogd geven.
Artikel 7 – Lidmaatschapsbijdragen
Overeenkomstig artikel 7 van de statuten worden de lidmaatschapsbijdragen jaarlijks aan het begin van het jaar door het bestuursorgaan vastgesteld.
Alle leden die lidmaatschapsbijdragen verschuldigd zijn, moeten deze vóór eind februari van het lopende jaar of binnen de maand van aanvaarding van hun lidmaatschap betalen. Het bestuursorgaan stuurt slechts één herinnering, waarbij een extra termijn van zeven dagen wordt toegekend, waarna leden niet langer als actief worden beschouwd, op basis van de datum van ontvangst op de rekening.
De betaalde bijdrage is dus geldig van 1 maart van het lopende jaar tot eind februari van het volgende jaar en maakt het mogelijk de lijst van actieve leden op te stellen voor de gewone algemene vergadering van het lopende jaar.
Er valt op te merken dat het bestuursorgaan zich, in uitzonderlijke gevallen en gelet op de persoonlijke toestand van bepaalde leden, het recht voorbehoudt om af te wijken van het jaarlijks vastgestelde bedrag door een lagere betaling te aanvaarden of door een betalingsschema op te stellen om de betaling te vergemakkelijken. Het is de verantwoordelijkheid van de leden om bij dergelijke verzoeken contact op te nemen met het bestuursorgaan.
In het geval van meerdere leden uit hetzelfde gezin, kan het bestuursorgaan ook een korting aanbieden die overeenkomt met de toepassing van een glijdende schaal.
Het bestuursorgaan beslist en oordeelt per geval.
Artikel 8 – Uitlenen van instrumenten
De vereniging kan beschikken over instrumenten waarvan de waarde door een vakman is vastgesteld. Zij kan deze gratis uitlenen voor een bepaalde periode of voor een bepaald doel.
Alleen volwaardige leden kunnen van deze dienst gebruikmaken, op voorwaarde dat zij zich ertoe verbinden het instrument met grote zorg te behandelen en in de oorspronkelijke staat terug te brengen.
Indien het instrument tijdens de uitleenperiode door het lid wordt beschadigd, is de reparatie van de veroorzaakte schade uitsluitend de verantwoordelijkheid van het lid dat de schade heeft veroorzaakt.
In geval van verlies of diefstal van het instrument verbindt het lid aan wie het instrument in bruikleen is gegeven zich ertoe de vereniging de geschatte waarde bij het begin van de uitleenperiode te vergoeden.
Artikel 9 – Deelname
Leden van de vereniging zijn verplicht om regelmatig deel te nemen aan de wekelijkse repetities.
Zij verbinden zich ertoe alles in het werk te stellen om aanwezig te zijn, ongeacht de aanwezigheid van andere leden van hun sectie.
Er worden openbare optredens gepland en daarvoor kunnen een of meer algemene repetities nodig zijn die buiten de gebruikelijke dagen, tijden of zelfs locaties moeten worden georganiseerd.
Leden van de vereniging die ook in een andere muziekgroep spelen, verbinden zich ertoe de optredens waartoe het orkest zich heeft verbonden, te respecteren.
Het schema van de voor het seizoen geplande optredens wordt tijdig aan de leden toegezonden, zodat zij alle nodige maatregelen kunnen nemen om deel te nemen. Indien een lid ondanks alles en in uitzonderlijke omstandigheden niet kan optreden, moet hij uit beleefdheid het bestuursorgaan hiervan op de hoogte stellen zodra hij weet dat hij niet beschikbaar is.
Bij de uitvoering van de activiteiten van de vereniging gedragen de leden zich respectvol ten opzichte van anderen en hun eigendommen. In geval van niet-naleving van de statuten en het HR, neemt het bestuursorgaan de nodige maatregelen om het lid te waarschuwen, te schorsen of uit te sluiten.
Artikel 10 – Afwezigheden
Elke muzikant die om welke reden dan ook en voor welke duur dan ook niet aanwezig kan zijn, moet het bestuursorgaan hiervan per e-mail op de hoogte brengen.
In geval van een onvoorziene afwezigheid moet hij/zij de secretaris van het bestuursorgaan zo snel mogelijk per bericht of telefoon op de hoogte brengen.
Afwezige leden moeten hun collega’s of de muzikaal directeur vragen welk werk er tijdens hun afwezigheid is gedaan, om op de hoogte te blijven van de laatste instructies die tijdens de werksessies zijn gegeven waaraan zij niet hebben kunnen deelnemen.
Artikel 11 – Concertkleding
Voor elk evenement worden de leden in de dagen voorafgaand aan het evenement per e-mail geïnformeerd over de organisatie en het programma van het concert, evenals over de vereiste kleding en accessoires..
Artikel 12 – Ontslag en uitsluiting van leden
Overeenkomstig artikel 8 van de statuten kan elk lid te allen tijde ontslag nemen uit de vereniging door een e-mail te sturen naar het bestuursorgaan.
Behalve in gevallen van overmacht wordt leden echter gevraagd om het bestuursorgaan ten minste 8 weken voor hun vertrek op de hoogte te stellen, zodat dit laatste de nodige stappen kan ondernemen om een vervanger te vinden. Leden verbinden zich er ook toe om tijdens deze weken hun taken binnen hun sectie te blijven vervullen.
Leden die na een aanmaning hun bijdrage niet betalen of die de kwalificaties op basis waarvan zij zijn toegelaten, hebben verloren, worden geacht te zijn afgetreden.
Het niet-naleven van de statuten en het huishoudelijk reglement, het niet aanwezig zijn, vertegenwoordigd zijn of verontschuldigd zijn op drie opeenvolgende algemene vergaderingen, schendingen van het wederzijds respect tussen leden, schendingen van de goede zeden en de wetten van het fatsoen, handelingen of woorden die de naam van de vereniging kunnen schaden, zijn onder andere handelingen die kunnen leiden tot de uitsluiting van een lid, hetzij volwaardig, hetzij geassocieerd.
Zodra een probleem onder de aandacht van het bestuursorgaan wordt gebracht, nodigt dit laatste het betrokken lid uit om zich tijdens de volgende vergadering te verantwoorden, waar het bestuursorgaan zijn beslissing neemt zonder mogelijkheid tot beroep of zonder opgave van redenen.
In het geval van een geassocieerd lid kan het bestuursorgaan het betrokken lid of de betrokken leden voor zo lang als het nodig acht, met name gezien de ernst van de vermeende feiten, schorsen totdat zijn definitieve beslissing bekend wordt gemaakt.
Indien het bestuursorgaan besluit een lid uit te sluiten, wordt zijn beslissing van kracht zodra de sanctie is uitgesproken.
Wat volwaardige leden betreft, is artikel 10 van de statuten van toepassing indien het bestuursorgaan besluit een volwaardig lid uit te sluiten. Het lid wordt geschorst tot de volgende algemene vergadering, die beslist over de op te leggen sanctie.
De kwestie van de uitsluiting van het volwaardige lid moet uitdrukkelijk op de agenda van de vergadering worden geplaatst en het lid moet de gelegenheid krijgen om te worden gehoord.
Elk lid dat een klacht wil indienen tegen een ander lid of een verantwoordelijke van de vereniging, of over het bestuur van de vereniging, kan dit schriftelijk doen bij het bestuursorgaan. Zij kunnen een hoorzitting aanvragen bij het bestuursorgaan, dat naar eigen goeddunken beslist over de maatregelen die naar aanleiding van hun verzoek moeten worden genomen.
Titel 3. De algemene vergadering
Artikel 13 – Algemene vergadering: procedure
Overeenkomstig artikel 13 van de statuten wordt de jaarlijkse algemene vergadering zo snel mogelijk gehouden, binnen drie maanden na de afsluiting van de rekeningen. De oproeping tot de vergadering geschiedt op initiatief van het bestuursorgaan, dat naast de jaarlijkse vergadering ook kan besluiten de vergadering bijeen te roepen wanneer het belang van de vereniging dit vereist, en moet deze bijeenroepen wanneer ten minste 1/5 van de leden daarom verzoekt.
De vergadering kan alleen beraadslagen over punten die niet op de agenda staan indien een 2/3 meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde volwaardige leden van oordeel is dat de urgentie van de zaak uitstel onmogelijk maakt. In dat geval wordt zowel over de urgentie van het besluit als over de maatregel zelf afzonderlijk gestemd. Deze bepaling is niet van toepassing op besluiten waarvoor de wet of de statuten een bijzonder quorum van aanwezige of vertegenwoordigde leden voorschrijven.
Alleen gewone leden worden bijeengeroepen.
Geassocieerde leden hebben het recht om de vergadering bij te wonen, maar hebben geen stemrecht.
Stemmen gebeurt bij handopsteken, behalve voor beslissingen die betrekking hebben op personen of wanneer 1/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde gewone leden hierom verzoekt, in welk geval de stemming bij geheime stemming plaatsvindt.
Artikel 14 – Algemene vergadering: bevoegdheden en stemmen Ter herinnering en zoals bepaald in artikel 12 van de statuten, hebben de wettelijke bevoegdheden van de vergadering betrekking op het volgende:
1. Wijzigingen van de statuten
2. Benoeming en ontslag van bestuurders
3. Uitsluiting van een volwaardig lid
4. Kwijting verlenen aan bestuurders
5. Goedkeuring van begrotingen en rekeningen
6. Ontbinding van de vereniging
7. Omzetting van de vzw in een IVZW of een coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming
8. Goedkeuring van het HR en wijzigingen ervan
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het bestuursorgaan of, bij diens afwezigheid, door de door het bestuursorgaan aangewezen plaatsvervangend bestuurder. Bij staking van stemmen heeft de voorzitter of zijn plaatsvervanger de beslissende stem.
Titel 4. Bestuurders en het bestuursorgaan
Artikel 15 – Bestuurders
Overeenkomstig artikel 22 van de statuten worden de bestuurders door de algemene vergadering gekozen voor een termijn van vier jaar. Zij zijn herverkiesbaar zonder beperking van het aantal mandaten, maar kunnen te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen.
Om in aanmerking te komen voor het bestuursorgaan moet een volwaardig lid ten minste drie weken voor de datum van de volgende algemene vergadering een schriftelijke aanvraag indienen bij het secretariaat van de vereniging. Zij erkennen dat zij vooraf door het bestuursorgaan zijn geïnformeerd over de verplichtingen en de tijd die deze functie met zich meebrengt. Zij verbinden zich ertoe collegiaal samen te werken met de andere bestuurders in het exclusieve belang van de vereniging.
Elke bestuurder die zonder voorafgaande kennisgeving drie opeenvolgende vergaderingen van het bestuursorgaan niet bijwoont, wordt geacht ontslag te hebben genomen. Behalve in dit specifieke geval moeten zij, indien zij willen aftreden, het bestuursorgaan schriftelijk in kennis stellen van hun beslissing, maar blijven zij in functie totdat een vervanger is gevonden.
Het bestuursorgaan kan echter bij meerderheid van stemmen besluiten een bestuurder te schorsen totdat de algemene vergadering een beslissing heeft genomen, indien zijn tekortkomingen het goed functioneren van de vereniging overduidelijk ondermijnen.
Voorbeelden hiervan zijn onder meer, maar zijn niet beperkt tot:
– een totaal gebrek aan medewerking en betrokkenheid bij het bestuursorgaan;
– een terugkerend onvermogen om de taken uit te voeren die hun functie vereist;
– elke schending van het wederzijds respect tussen bestuurders, schending van de gedragsregels, of handelingen of woorden die de normale en duurzame werking van het bestuursorgaan zouden belemmeren.
In geval van een vacature tijdens de ambtstermijn kan het bestuursorgaan een volwaardig lid coöpteren om de ambtstermijn te voltooien. Deze coöptatie moet echter worden bevestigd door de algemene vergadering tijdens haar volgende vergadering; zoniet blijven de beslissingen die het bestuursorgaan tot aan die vergadering heeft genomen niettemin geldig.
Artikel 16 – Het bestuursorgaan Overeenkomstig artikel 22 van de statuten bestaat het bestuursorgaan uit minimaal vier en maximaal zes bestuurders. De helft van het bestuursorgaan wordt om de twee jaar vernieuwd.
Het komt ten minste eenmaal per kwartaal bijeen, bijeengeroepen door de voorzitter of op verzoek van een bestuurder. In dringende gevallen, bij uitzonderlijke omstandigheden die fysieke vergaderingen onmogelijk maken, of bij unanieme beslissing van de bestuurders, kunnen de beraadslagingen van het bestuursorgaan plaatsvinden via teleconferentie.
Het bestuursorgaan kan alleen geldig beraadslagen als ten minste de helft van de bestuurders aanwezig is. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige bestuurders. Bestuurders die zich van stemming onthouden, worden voor de berekening van de meerderheid als afwezig beschouwd. Bij staking van stemmen is de voorzitter doorslaggevend.
Het bestuursorgaan kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
De drie statutaire functies van de vereniging worden tijdens de eerste vergadering na de algemene vergadering binnen het bestuursorgaan verdeeld. De bestuurders keuren de voorstellen bij handopsteken goed en de functie wordt bij unanieme stemming toegewezen.
De voorzitter leidt de werkzaamheden van het bestuursorgaan en de vergaderingen. Indien hij of zij verhinderd is, wordt hij of zij vervangen door de bestuurder die door het bestuursorgaan het meest geschikt wordt geacht om de taken te vervullen.
Daarnaast heeft de voorzitter de volgende taken:
– de notulen van de vergadering en van het bestuursorgaan medeondertekenen,
– uittreksels uit de notulen ondertekenen ter attentie van leden en derden,
– het bestuursorgaan bijeenroepen en zijn verbintenissen ondertekenen,
– toezien op de naleving van de wet, de statuten en het HR,
– onderhandelen over en sluiten van transactiecontracten,
– de kalender van jaarlijkse evenementen opstellen,
– zorgen voor een goede samenhang tussen de leden,
– de vereniging promoten door op te treden als woordvoerder en vertegenwoordiger in het omgaan met derden.
De secretaris:
– ontvangt inschrijvingen, houdt de ledenbestanden bij en zorgt ervoor dat leden deze kunnen raadplegen,
– ontvangt correspondentie en volgt deze indien nodig op,
– notuleert de vergaderingen van het bestuursorgaan en de vergaderingen,
– ondertekent de verbintenissen van de vereniging,
– organiseert de raadpleging door de leden van de door de vereniging bijgehouden registers,
– onderneemt de nodige stappen bij de handelsrechtbank,
– is verantwoordelijk voor alle ongevallenmeldingen aan verzekeringsmaatschappijen,
– vult de relevante documenten bij de SABAM in, voor en na elk evenement, in overeenstemming met de door deze instelling vastgestelde regels.
De penningmeester:
– is verantwoordelijk voor het financieel beheer en beheert de bankrekeningen en de kas,
– zorgt voor de inning van de inkomsten, de controle en de betaling van de uitgaven,
– int de lidmaatschapsgelden,
– archiveert de documenten en bewijsstukken,
– voert de boekingen uit en stelt de jaarrekening en de balans op,
– legt de financiële situatie voor aan de algemene vergadering,
– organiseert de raadpleging van de boekhoudkundige documenten door de leden,
– neemt deel aan de voorbereiding van subsidieaanvragen,
– is verantwoordelijk voor alle geldopnames en het ondertekenen van bankdocumenten.
Bestuurders die niet zijn aangesteld voor een van de hierboven beschreven functies, kunnen op elk moment, op verzoek van een van de drie aangestelde bestuurders, assisteren bij de uitvoering van een taak of opdracht.
Titel 5. Comités
Artikel 17 – Doel en werking
Zoals bepaald in artikel 31 van de statuten, kan het bestuursorgaan comités oprichten die een strikt adviserende rol hebben, om advies te geven over verschillende zaken die van belang zijn voor de vereniging: het organiseren van evenementen, het voorstellen van conferentieonderwerpen, het vinden van locaties, het zoeken naar financiering, het bestuderen van de kosten van diensten of activiteiten, waarbij deze lijst niet uitputtend is.
De commissies zijn samengesteld uit leden, hetzij volwaardige leden, hetzij geassocieerde leden, alsmede eventuele externe deskundigen. Zij dienen een verzoek in bij het bestuursorgaan en worden door dit laatste goedgekeurd voor de duur van het project dat zij voorstellen en waaraan zij zullen werken.
Het werkschema wordt gezamenlijk vastgesteld door het bestuursorgaan en de commissies. De commissies organiseren vervolgens de hun toevertrouwde taken vrij.
De commissies kiezen uit hun midden een vertegenwoordiger, die een volwaardig lid moet zijn, verantwoordelijk is voor de werkzaamheden van de commissie tegenover het bestuursorgaan en regelmatig verslag uitbrengt over de voortgang door middel van schriftelijke verslagen, e-mails en/of vergaderingen.
Aan het einde van de oorspronkelijk geplande periode stellen de commissies de resultaten van hun projecten voor aan het bestuursorgaan.
Dit laatste blijft soeverein in zijn beslissing om de voorgestelde conclusies al dan niet te aanvaarden.
Titel 6 – Muzikale leiding van de vereniging
Artikel 18 – Aanwerving
Overeenkomstig artikel 25 van de statuten is het bestuursorgaan verplicht om buiten de leden om minimaal één en maximaal twee muzikale directeurs aan te stellen.
Kandidaten worden gekozen uit professionals die recent zijn afgestudeerd of op het punt staan af te studeren, of uit professionele musici die ervaring willen opdoen in het dirigeren van een amateurorkest.
Als er twee muzikale directeurs worden gekozen, zorgt het bestuursorgaan er eerst voor dat hun persoonlijkheden bij elkaar passen. Daartoe organiseert het ten minste één vergadering om kandidaten de mogelijkheid te geven hun visie, motivatie, muzikale gevoeligheid en de richting die zij willen inslaan, te bespreken. Deze procedure geldt zowel voor gelijktijdige als voor opeenvolgende aanwervingen.
Het bestuursorgaan kan ook besluiten om een kandidaat-dirigent enkele uren te laten dirigeren om de nodige affiniteit tussen het orkest en zijn toekomstige dirigent(en) te waarborgen.
Artikel 19 – Taak
De muzikaal directeur is het referentiepunt van het orkest voor alle zaken die verband houden met werkwijzen, interpretatie en muzikaliteit. Zijn voornaamste taak is het orkest te leiden naar voortdurende vooruitgang, zowel op technisch als op muzikaal gebied.
Zijn directe interactie met het orkest is essentieel en valt als zodanig uitsluitend onder zijn bevoegdheid:
– stiptheid,
– aanwezigheid bij repetities,
– verdeling van partijen onder de blazers,
– benoeming van sectieleiders,
– werkinstructies,
– kritiek/aanmoediging,
– aanschaffen van werkmateriaal,
– planning van repetities,
– aanschaffen van versterkingen en vervangers,
– transcripties/arrangementen/vereenvoudigingen.
Wanneer twee muzikale directeurs de functie delen, behoudt elke directeur zijn eigen programma, tenzij zij duidelijk instructies met betrekking tot interpretatie en muzikale gevoeligheid communiceren.
Artikel 20 – Samenwerking
De muzikaal directeur moet samenwerken met:
1- De concertmeester: De concertmeester wordt benoemd door de muzikaal directeur en speelt een sleutelrol binnen het orkest. Hij of zij is de rechterhand van de muzikaal directeur, verantwoordelijk voor de samenhang van de strijkers en vertegenwoordigt als primus inter pares van het orkest alle musici bij de muzikaal directeur of het bestuursorgaan.
2 – Sectieleiders: Zij worden benoemd door de muzikaal directeur en zijn verantwoordelijk voor de samenhang en het goede verloop van hun groep. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het organiseren van repetities binnen hun sectie wanneer dat nodig is.
De voorbereiding van nieuwe partituren voor strijkers is dus een volledig gezamenlijke taak die de muzikaal directeur uitvoert met de steun of het advies van de concertmeester.
Samen beslissen zij over de strijkbewegingen en sturen zij hun voorstel ter goedkeuring naar de sectieleiders.
Binnen een week na het versturen van het voorstel moeten de sectieleiders eventuele opmerkingen aan de concertmeester voorleggen. De concertmeester bespreekt deze met de muzikaal directeur en op basis van een gezamenlijk besluit worden ze aanvaard of afgewezen.
Sectieleiders die niet reageren worden geacht de toegestuurde voorstellen te hebben aanvaard.
De definitieve versie wordt uiterlijk 15 dagen na verzending van de eerste versie vastgesteld.
De concertmeester stuurt de definitieve versie per e-mail naar alle strijkers, met een kopie naar het algemene e-mailadres van de vereniging.
De muzikaal directeur is verantwoordelijk voor het verzenden van de partituren naar de andere leden van het orkest, met een kopie naar het algemene e-mailadres van de vereniging.
De muzikaal directeur en de concertmeester kunnen af en toe een beroep doen op een administratief medewerker om hen te helpen bij het versturen van de partituren naar de leden.
De visie en medewerking van de muzikaal directeur zijn essentieel voor de goede werking van de vereniging. Daarom moet hij of zij regelmatig worden uitgenodigd voor vergaderingen van het bestuursorgaan, met name voor de organisatie van evenementen.
Artikel 21 – Versterkingen De muzikaal directeur zorgt ervoor dat hij stukken selecteert en voorstelt die geschikt zijn voor het werkelijke aantal leden en hun technische niveau. Als hij toch van dit principe wil afwijken, moet hij externe musici zoeken en aan het bestuursorgaan voorstellen als versterking. Het bestuursorgaan kan hem bij zijn zoektocht helpen.
Het gebruik van versterking moet echter uitzonderlijk zijn en het aantal versterkingen beperkt blijven.
Het door de vereniging aangeboden vaste bedrag is afhankelijk van de kwaliteit van de uitvoerder. Naast het concert optreden omvat het ook deelname aan de generale repetitie.
Het volgt de tarieflijst die elk jaar door het bestuursorgaan wordt vastgesteld en herzien.
Artikel 22 – Ontslag, ontslagneming
Tijdens de eerste vergadering na de jaarlijkse algemene vergadering bevestigt of beëindigt het bestuursorgaan de aanstelling van de huidige muzikaal directeur.
In geval van aanhoudende onenigheid of misverstanden over punten die essentieel zijn voor het voortbestaan van de vereniging, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:
– het beleid van de vereniging
– de muzikale visie op middellange of lange termijn
– de inzet van de muzikaal directeur
– het ontbreken van een vertrouwensrelatie tussen de muzikaal directeur en het bestuursorgaan
– het ontbreken van een goede verstandhouding tussen de muzikaal directeur en het orkest
Het bestuursorgaan kan te allen tijde met absolute meerderheid van stemmen besluiten het contract van de muzikaal directeur te beëindigen, op voorwaarde echter dat er vooraf een vervanger is gevonden indien hij of zij de enige persoon in deze functie is. Als de vereniging twee muzikale directeurs heeft aangesteld, neemt degene wiens contract wordt gehandhaafd het volledige beheer van het orkest over.
Voordat een besluit tot ontslag van de muzikaal directeur wordt genomen, wordt hij of zij door het bestuursorgaan opgeroepen dat hem of haar in kennis stelt van de tegen hem of haar ingebrachte klachten. De muzikaal directeur heeft het recht om te spreken en wordt uitgenodigd om zijn of haar standpunt mee te delen.
Het bestuursorgaan en de muzikaal directeur kunnen besluiten een termijn vast te stellen waarbinnen alles in het werk wordt gesteld om terug te keren naar een situatie waarin de samenwerking kan worden voortgezet.
Aan het einde van de overeengekomen termijn wordt een nieuwe vergadering gepland waarin beide partijen hun conclusies kenbaar maken. Als er geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het bestuursorgaan over het ontslag.
Alle besprekingen worden vastgelegd in de notulen van een daartoe gehouden vergadering, waarvan een kopie binnen zeven dagen na de vergadering per e-mail naar de muzikaal directeur en de leden van de vereniging wordt gestuurd.
De muzikaal directeur kan te allen tijde ontslag nemen uit de vereniging door een e-mail te sturen naar het bestuursorgaan.
Behalve in gevallen van overmacht moet hij of zij het bestuursorgaan echter ten minste 12 weken voor zijn of haar vertrek op de hoogte stellen, zodat onder de best mogelijke omstandigheden een vervanger kan worden gevonden.
Hij of zij verbindt zich ertoe zijn of haar taken tot het einde van de termijn voort te zetten.
Als hij of zij in zijn of haar omgeving potentiële kandidaten kent die mogelijk geïnteresseerd zijn om de functie over te nemen, kan hij of zij hen vragen hun sollicitatie, vergezeld van hun cv, per e-mail naar het bestuursorgaan te sturen.
Titel 7 – Beheer van de vereniging
Artikel 23 – Beheerscontrole
De vereniging past de voorwaarden voor een strikt financieel beheer toe. De uitgaven worden immers onderzocht in het kader van de goedgekeurde begroting, overeenkomstig de hieronder beschreven procedures. Aan het einde van het boekjaar stelt de penningmeester een ontwerpjaarrekening op, die ter goedkeuring wordt gevoegd bij de oproeping voor de algemene vergadering.
Artikel 24 – Inkomsten en uitgaven
De inkomsten van de vereniging zonder winstoogmerk kunnen afkomstig zijn van lidmaatschapsgelden, inkomsten uit diensten, subsidies, reclame, sponsoring en donaties.
De uitgaven van de vereniging bestaan voornamelijk uit exploitatiekosten in de vorm van onkostenverklaringen of facturen en vergoedingen voor muzikale directeurs of assistenten zoals bedoeld in artikel 20, in de vorm van RPI (Régime des Petites Indemnités, ofwel regeling voor kleine vergoedingen).
Alle vergoedingen van exploitatiekosten moeten worden gedaan in de vorm van een onkostenverklaring. De bewijsstukken zijn de originele documenten die bij deze onkostenverklaring moeten worden gevoegd. Het verzoek tot vergoeding moet binnen drie maanden na de datum van de uitgave worden ingediend.
Bedrijfskosten worden beschouwd als uitgaven, met name voor IT, kantoorbenodigdheden, kopieën, huur van lokalen of apparatuur, die essentieel zijn voor de uitvoering van de opdracht. Alle uitgaven die zijn opgenomen in de tijdens de algemene vergadering goedgekeurde begroting worden gevalideerd door de penningmeester; bij gebreke daarvan moeten ze worden gemotiveerd en ter voorafgaande goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuursorgaan.
Overeenkomstig artikel 30 van de statuten zijn de procedures voor het opnemen van geld en het ondertekenen van bankdocumenten door de penningmeester en/of de beheerder die belast is met het dagelijks bestuur als volgt:
– de voorzitter, de penningmeester en elke door de O.A. gemachtigde beheerder hebben toegang tot de bankrekeningen van de vzw en beschikken over een bankkaart die aan deze rekeningen is gekoppeld. Het intrekken van deze kaart kan te allen tijde worden besloten tijdens een vergadering van de O.A., die met gewone meerderheid van stemmen beslist, op voorwaarde dat dit punt op de agenda staat.
– De penningmeester is verantwoordelijk voor het opnemen van de nodige middelen, in het bijzonder voor de vergoeding van muzikale directeurs en versterkingen, alsook voor het opzetten van een “kasgeldfonds” tijdens concerten.
Artikel 25 – Verzekering en aansprakelijkheid
De vereniging sluit een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af die haar leden en bestuurders dekt.
Elk ongeval of incident dat zich tijdens de activiteiten voordoet, moet onmiddellijk aan de secretaris worden gemeld en het verzekeringsformulier moet uiterlijk binnen acht dagen naar de verzekeringsmaatschappij worden gestuurd.
De vereniging wijst elke verantwoordelijkheid af voor diefstal of schade aan persoonlijke eigendommen op de plaatsen waar zij haar activiteiten uitoefent. Het is de verantwoordelijkheid van elk individu om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen met betrekking tot zijn eigen eigendommen.
Titel 8. Slotbepalingen
Artikel 26 – Wijzigingen en toepassing van het huishoudelijk reglement Elk lid dat niet onderworpen is aan een automatische ontslag- of uitsluitingsprocedure, kan een wijziging van dit reglement voorstellen ter bespreking tijdens de volgende algemene vergadering.
Behalve in de gevallen voorzien in de wet en de statuten van de vereniging, worden alle aangelegenheden die niet onder dit reglement vallen, beslist door het bestuursorgaan.